Time Management Teil 3 – Die 4-Felder-Methode

Wie bereits in den ersten beiden Teilen angekündigt (1,2), werde ich heute die 4-Felder-Methode näher erläutern.

Das System basiert darauf, jede Aufgabe nach 2 Faktoren zu beurteilen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtige und Dringende Aufgaben haben natürlich oberste Priorität. Diese gehören natürlich ins 1. Feld. Unwichtige Aufgaben die nicht dringend sind bilden das Schlusslicht. Soweit ist das Ganze nichts Neues. Diese sind auch nicht das Problem. Kompliziert wird das ganze erst durch die zwei weiteren Kategorien. Wichtig und nicht dringend, sowie unwichtig aber dringend. Hier neigen viele dazu den dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben die Kategorie 2 zu geben. Das ist der Fehler! Wir erledigen zwar die dringenden Aufgaben, aber erreichen damit nichts nennenswertes (ansonsten wären sie nicht unwichtig). Ein Beispiel sind überraschende Telefonanrufe (z.B. die Freundin/Freund) die sich über eine halbe Stunde ziehen, die man besser hätte nutzen können ,z.B. für die Hausarbeit die in einer Woche fällig ist. Aber da die Hausarbeit erst in einer Woche fällig ist, ordnen wir sie dem Anruf unter. Die wichtige aber nicht dringende Aufgabe landet also auf Platz 3. Und das geht so lange gut bis der Abgabetermin von “ erst in einer Woche“ auf „schon morgen“ näher gekommen ist. Dann springt die Hausarbeit aufeinmal von Platz 3 auf Platz 1, und sie wird durch ein „Allnighter“ mit viel Kaffee und Redbull grad noch fertig gebracht. Das Ergebnis ist aber dann doch nur mittelmäßig und man selbst ist völlig gestresst und unausgeruht. Das Ergebnis ist also eindeutig: Wichtige Aufgaben die nicht dringend sind, gehören in Kategorie 2. Sie sollten erledigt werden wenn alle wichtigen und dringenden Aufgaben bereits erledigt worden sind. Werden sie vernachlässigt wir man zum Feuerwehrmann. Jemand der erst reagiert wenn es brennt.

Seine Aufgabe klar in diese 4 Kategorien einzuteilen ist nützlich. Den Aufgaben in Kategorie 2 kommen dabei besondere Bedeutung zu. Sie frühzeitig anpacken erspart viel Stress und erhöht meistens die Qualität der Arbeit. In Kategorie 2 Fallen zum Beispiel bei mir alle Aufgaben die mich meinen Zielen näher bringen.

Bei einer guten Zeitplanung sollte man diese Art von Aufgaben möglichst früh erkennen und terminieren (am besten bevor sie dringend werden😉 ). Die Auswirkung eines guten „Kategorie-2-Managements“ wird oft unterschätzt. Aber durch einen disziplinierten Umgang mit wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben, steigt die persönliche Produktivität erheblich. Versucht es!

Ebenso wird es Disziplin kosten viele Aufgaben der 3. und 4. Kategorie einfach wegfallen zu lassen. Einem Anrufer klipp und klar zu sagen:“Du ich kann grad nicht. Ich ruf dich heut Abend an…“, ist nicht immer einfach. Den Stadtbummel um endlich neue Schuhe zu kaufen, wird nur ungern verschoben. Aber versucht es bitte selbst und Ihr werdet sehen. Die ersten Tage wirds stressig da es überaschend viele wichtige Aufgaben gibt. Aber wenn ihr eure Warteschlange gekürtzt habt, werdet ihr eure Freizeit ohne schlechtes Gewissen genießen können (kein:“Ich sollte eigentlich jetzt…“ oder „Ich muss noch …“).

Ein weiterer Zeitkiller sind E-Mails die unbedingt beantwortet werden müssen. Alle 5 min emails checken und sofort beantworten ist kontraproduktiv. Checke ein max. zwei mal am Tag deinen Posteingang, und beantworte sie zu einer dafür eingeplanten Zeit. Auf keinen Fall öfter! Das gleiche gilt für Lokalisten, StudiVZ, Facebook und Co.

Die wichtigeste Erkenntnis dieses Systems ist die Bedeutung der wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben. Diese sind nicht immer einfach zu handeln, haben aber die größte Auswirkung auf unsere Zeitplanung und Produktivität.

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  1. #1 von Karrierebibel am 27 August, 2008 - 5:39 pm

    Die Methode erfand übrigens der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Sie ist eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung und trägt in vielen Fachbüchern seinen Namen – als die Eisenhower-Methode

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