Nachdem ich auf das Werkzeug des Zeitmanagements eingegangen bin, sowie zwei der geläufigsten Methoden erläutert habe (GTD und die Eisenhower-Methode) will ich über die Perfektion des eigenen Systems schreiben bzw. einige Tips und Tricks verraten.
Die erste Eigenart des perfekten Time-Management-Systems ist seine Individualität. Das perfekte System ist perfekt auf dich angepasst. Das wars! Mehr nicht. Trotzdem tun sich die meisten damit schwer. Das ein Student seine Zeit anders organisieren muss, als ein selbständiger Familienvater ist klar. Während ein Fließbandarbeiter mit einem festen Schichtdienst seine Arbeitszeit praktisch gar nicht organisieren muss, so hat ein Student zum Beispiel weder eine vorgegebene Arbeitszeit, noch eine genaue Vorgabe was er in dieser Arbeitszeit zu erledigen hat.
Zusätzlich zu den gegebenen Umständen kommen persönlich Präferenzen hinzu. Manche bevorzugen es bis ins letzte Detail zu buchen andere brauchen einen flexiblen Zeitplan. Daher muss jeder für sich selbst die richtige Mischung finden.
Um paar kreative Anstöße zu geben ein paar Ideen.
1. Plane die Freizeit – am besten zuerst.
Dies ist besonders für Schüler und Studenten geeignet. Nur die wenigsten Studenten laufen Gefahr sich zu wenig Freizeit zu gönnen. Doch die Freizeit wird nie geplant oder in einer Weise notiert. Freizeit ist einfach Zeit in der kein anderer Termin ansteht. In einem Terminkalender sind es also leere Zeilen. Diese „Leere“ im Terminkalender hat eine Tücke. Ein Blick auf den Terminkalender zeigt: Ich hab ja noch Zeit…. Die Freizeit nicht zu planen führt folglich dazu Dinge unnötig aufzuschieben (ist ja nur eine halbe Stunde…) Durch die Leere im Terminkalender erlaubt man dem Gesetz Parkinsons seine volle Wirkung zu entfalten. Und zwar erkannte der Soziologe dass Arbeit sich in genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.(Danke Wikipedia für diese Formulierung 😉 )
Wenn wir also unsere Freizeit fest planen, dehnt sich unsere Arbeit bis zur Freizeit aus. Wir arbeiten dadurch effektiver.
Wenn Du zuerst deine Freizeit planst, bevor Du die Arbeiten terminierst, dann siehst du automatisch wie lange du Zeit hast deine Arbeiten zu erledigen.
Durch das klare Trennen von Freizeit und Arbeitszeit, siehst Du sofort wie viel Arbeitszeit du hast. Diese Arbeitszeit kannst Du jetzt mit deinen „To Do’s“ belegen, und zwar so, dass die wichtigsten zuerst zugeordnet werden. Dadurch werden die wichtigen Sachen erledigt anstatt Zeit mit nebensächlichen Aufgaben zu verschwenden.
2. Plane wöchentlich
Ich kann nur empfehlen ein mal die Woche,z.B. Sonntag Abend, die kommende Woche zu planen. Noch nicht mit Einzelheiten beschäftigen, aber die größeren Sachen können schon festgelegt werden. Frage dich dabei auch: Was will ich kommende Woche erledigen? (zur Erinnerung: Vielleicht ein Paar Kategorie 2 Aufgaben…) Ein Überblick über Anstehende Termine und Deadlines schützt vor unangenehmen Überraschungen, und das verteilen größerer Aufgaben schützt vor Termindruck.
3. Bleibe flexibel
Hab keine Angst deinen Terminplan auf die Schnelle völlig über den Haufen zu schmeißen. Gelegentlich bieten sich unerwartete Möglichkeiten die man nutzen muss. Das bedeutet nicht, dass du deine Vorsätze endlich an dem bedeutenden Projekt zu arbeiten, wegen der nächstbesten angenehmen Ablenkung in den Wind schießen solltest. Aber es könnte dann doch tatsächlich die Frau deines Lebens sein :).
4. Unterteile Große Aufgaben
Wie isst man einen Elefanten? Häppchenweise! Plane also nicht einen ganzen Tag ein um Deine Hausarbeit zu machen, sondern eine Stunde hier und dort; wo’s grad passt.
5.Reflektiere
Last but not least. Überlege permanent wie du dein System verbessern kannst. Schreibe Dir auf wenn etwas nicht so gut funktioniert hat, und höre Dich immer um nach neuen Ideen und Methoden. Vielleicht kannst Du einiges davon in dein System auf. Entwickle es weiter. Jeden Tag!
Young Potentials 